I.   Thời gian và địa điểm

1.   Thời gian:  8 giờ ngày 27 tháng 5 năm 2010.

2.   Địa điểm: Hội trường B1 nhà B và Phòng họp I nhà Hành chính Hiệu bộ

3.  Thành phần tham gia:

Đại biểu ngoài trường: Bộ GD & ĐT  (Vụ KHCN & MT), Bộ Khoa học và Công nghệ, Trung ương Đoàn (Ban Trường học), Thành đoàn Hà Nội (Ban TN Trường học) và một số trường bạn.

 Đại biểu trong trường: Ban Giám hiệu, Ban CN các Khoa, Lãnh đạo các phòng chức năng, ban, Viện, Các trung tâm NCKH, trợ lý NCKH các khoa, các tác giả và giảng viên hướng dẫn các công trình KH tham gia Hội nghị cấp Trường, Bí thư LCĐ các khoa, Chủ tịch Hội sinh viên các khoa, mỗi khoa cử 05 sinh viên tiểu biểu trong học tập và NCKH.

II.    Phân công nhiệm vụ - tổ chức:

1. Phòng Khoa học - Công nghệ:

Là đầu mối quản lý hoạt động SVNCKH. Thực hiện chỉ đạo của Nhà trường và phối hợp với Đoàn trường, phòng Đào tạo, các phòng ban chức  năng, các khoa trong  tổ chức Hội nghị SVNCKH cấp Trường. Cụ thể:

• Xây dựng  kế hoạch và văn bản về công tác SVNCKH và Hội nghị  SVNCKH  cấp  Khoa, cấp Trường  hàng năm.
• Tổ chức tuyển chọn, duyệt và thẩm định các BC dự Giải cấp Trường và cấp Bộ và công tác tổng kết, khen thưởng  trong hoạt động  SVNCKH.
• Tổ chức triển khai, thực hiện các công văn chỉ đạo của Bộ, của Trường về hoạt động KHCN tới các Khoa, các đơn vị chức năng.

2.    Phòng Kế hoạch -Tài chính:

Tham gia ban Chỉ đạo vàTCHN về mặt Tài chính.

• Chuẩn bị kinh phí cho hoạt động SVNCKH hàng năm.
• Cử CV phụ trách chi kinh phí cho các ĐB dự Hội nghị SVNCKH cấp Trường.

 3.  Phòng Hành chính -Tổng hợp:

Chuẩn bị địa điểm, phương tiện và lễ tân cho Hội nghị.  Phối  hợp trong  Ban chỉ đạo - tổ chức Hội nghị để triển khai theo kế hoạch, chương trình.

4.  Đoàn Thanh niên:

Phát huy vai trò xung kích của Thanh niên, Đoàn trường đảm nhận công tác Tổ chức Hội nghị trên cơ sở thông qua Ban Chỉ đạo và phối hợp với Phòng Khoa học- Công nghệ, các phòng ban chức năng:

• Xây dựng chương trình, nội dung Hội nghị.
• Lập dự trù kinh phí cho Hội nghị thông qua phòng KHCN,KHTC để Ban Giám hiệu duyệt.
• Biên tập và in kỷ yếu toàn văn của Hội nghị SVNCKH cấp Trường.
• Tổ chức tốt các báo cáo viên trình bày tại Hội nghị.
• Chuyển các kết quả của Hội nghị về phòng KHCN để triển khai công tác dự thi các Giải Sinh viên NCKH cấp Bộ.

5. Phòng Công tác Chính trị:

• Thông tin trên các bản tin của Nhà trường về Hội nghị.
• Treo các băng rôn biểu trưng cho Hội nghị (01 treo tại Nhà B và 01 treo tại cổng B2 Kí túc xá) và treo phướn tại tiền sảnh Hiệu bộ.
• Công bố khen thưởng các Tập thể và cá nhân có thành tích xuất sắc trong công tác NCKH của SV năm học 2009.

• Kết hợp với phòng Khoa học & Công nghệ tuyển chọn các báo cáo trình Ban Giám hiệu.
• Theo dõi tiến trình và kết quả  Hội nghị.
• Theo dõi các đơn vị trong công tác cộng điểm đối với Sinh viên NCKH.

Ban chủ nhiệm khoa, Trợ lý KH, Ban Chấp hành Liên chi đôn đốc tạo điều kiện tốt cho cán bộ, sinh viên tham gia Hội nghị và chuẩn bị tốt nội dung các báo cáo được chọn tham gia Hội nghị.